Hai bisogno di controllare una spesa inserita nel rendiconto, conoscere il contenuto di una delibera oppure esaminare i preventivi relativi a lavori straordinari?

Il primo passo consiste nel presentare all’amministratore una richiesta chiara e documentabile.

Una domanda formulata in modo generico, come “chiedo tutta la documentazione del condominio”, può creare difficoltà: l’amministratore potrebbe non comprendere quali atti ti interessano oppure chiederti di precisare la richiesta.

È preferibile indicare esattamente:

• quali documenti vuoi visionare;
• a quale annualità si riferiscono;
• quale spesa, lavoro o deliberazione devi controllare;
• se vuoi soltanto consultarli o anche ottenerne copia;
• entro quale data ne hai bisogno, soprattutto se è già stata convocata un’assemblea.

In questo articolo trovi un fac-simile di richiesta dei documenti condominiali che puoi adattare alla tua situazione.

Se l’amministratore ha già ignorato una o più richieste, puoi consultare anche la guida su cosa fare quando l’amministratore non consegna i documenti condominiali.

Il condomino deve motivare la richiesta?

In linea generale, il condomino non deve dimostrare di avere una particolare ragione per consultare i documenti relativi alla gestione comune.

Gli artt. 1129 e 1130-bis c.c. riconoscono ai condomini e agli altri aventi diritto la possibilità di prendere visione dei registri e dei documenti giustificativi delle spese e di estrarne copia a proprie spese.

La Cassazione, con l’ordinanza n. 7823 del 31 marzo 2026, ha inoltre chiarito che la richiesta non deve utilizzare una formula obbligatoria. Non può quindi essere respinta soltanto perché il condomino ha chiesto di “ricevere” i documenti invece di usare l’espressione tecnica “prendere visione ed estrarre copia”.

Anche se una motivazione non è normalmente indispensabile, è comunque utile spiegare brevemente a quale questione si riferisce la domanda.

Puoi indicare, ad esempio, che i documenti servono per:

• esaminare il rendiconto;
• controllare una voce di spesa;
• verificare il piano di riparto;
• prepararti a un’assemblea;
• conoscere le condizioni di un appalto;
• verificare i lavori già eseguiti;
• comprendere il contenuto di una deliberazione.

Questa precisazione rende la richiesta più comprensibile e consente di individuare meglio i documenti pertinenti.

Quali documenti indicare nella richiesta?

Non esiste un elenco valido per ogni situazione. Devi scegliere i documenti realmente collegati alla questione che vuoi controllare.

Per verificare il rendiconto e le spese

Puoi chiedere:

• rendiconto consuntivo;
• preventivo di gestione;
• piano di riparto;
• registro di contabilità;
• riepilogo finanziario;
• nota sintetica esplicativa;
• situazione patrimoniale;
• fatture;
• ricevute e quietanze;
• contabili dei bonifici;
• contratti con i fornitori;
• rendicontazione periodica del conto corrente condominiale.

L’esame di questi documenti può essere necessario per capire se vi siano spese condominiali non dovute, duplicazioni, errori contabili o criteri di riparto non corretti.

Per verificare una deliberazione

Puoi chiedere:

• avviso di convocazione;
• verbale dell’assemblea;
• deliberazioni approvate;
• piano di riparto allegato;
• documenti richiamati nel verbale;
• tabelle millesimali applicate;
• preventivi e relazioni posti a fondamento della decisione;
• documentazione utile a verificare le maggioranze, nei limiti consentiti.

Questi atti possono essere importanti per valutare se vi siano i presupposti per contestare una delibera condominiale.

Per verificare i lavori condominiali

Puoi chiedere:

• preventivi delle imprese;
• computo metrico;
• capitolato;
• relazione tecnica;
• contratto di appalto;
• eventuali varianti;
• verbali del direttore dei lavori;
• stati di avanzamento, se previsti;
• fatture dell’impresa;
• contabili dei pagamenti;
• certificazioni;
• collaudo o certificato di regolare esecuzione;
• criterio di riparto;
• documentazione relativa al fondo speciale.

Quando non sai se un determinato documento sia stato effettivamente formato, è opportuno inserire nella richiesta l’espressione “se esistente e nella disponibilità del condominio”.

Il diritto di accesso riguarda infatti i documenti che esistono e sono detenuti nell’ambito della gestione. Non obbliga l’amministratore a creare successivamente un atto mai predisposto.

È meglio chiedere la visione o la copia dei documenti?

Puoi chiedere entrambe.

La visione consiste nell’esame dei documenti presso lo studio dell’amministratore o nel luogo in cui sono conservati. Deve essere consentita gratuitamente.

L’estrazione di copia permette invece di ottenere la riproduzione dei documenti selezionati. I costi vivi delle copie possono essere posti a carico del richiedente.

È utile formulare la richiesta in modo flessibile, domandando:

1. l’indicazione di un appuntamento per la consultazione;
2. la possibilità di estrarre copia dei documenti di interesse;
3. in alternativa, l’invio digitale dei documenti già disponibili in formato elettronico.

L’amministratore non è sempre obbligato a utilizzare il canale scelto dal condomino. Può quindi proporre la consultazione presso il proprio studio, purché l’appuntamento sia effettivamente disponibile e le modalità non rendano l’accesso eccessivamente difficoltoso.

Come inviare la richiesta

La domanda può essere presentata anche verbalmente, ma una comunicazione tracciabile è preferibile.

Puoi utilizzare:

• PEC;
• raccomandata con avviso di ricevimento;
• email ordinaria, se normalmente utilizzata nei rapporti condominiali;
• consegna a mano con firma per ricevuta.

La PEC è particolarmente utile quando:

• è già stata convocata l’assemblea;
• vi sono termini da rispettare;
• l’amministratore non ha risposto a precedenti comunicazioni;
• potrebbe essere necessario dimostrare la data e il contenuto della richiesta.

Conserva sempre il messaggio inviato, la ricevuta di consegna e l’eventuale risposta.

Quanto tempo concedere all’amministratore?

La legge non stabilisce un termine generale entro il quale l’amministratore deve rispondere a ogni richiesta documentale.

Il termine deve essere valutato in relazione:

• alla quantità dei documenti;
• alla loro reperibilità;
• al fatto che siano già digitalizzati;
• alla data dell’assemblea;
• all’eventuale decorrenza di termini per contestare una deliberazione;
• alla complessità della richiesta.

In una situazione ordinaria puoi chiedere un riscontro entro sette o dieci giorni, lasciando comunque la possibilità di concordare un appuntamento.

Quando l’assemblea è imminente, devi indicare espressamente la data e chiedere che la consultazione avvenga con un anticipo sufficiente per esaminare i documenti.

È importante non aspettare gli ultimi giorni. La Cassazione, con ordinanza n. 14738 del 18 maggio 2026, ha ribadito che il diritto di accesso deve essere esercitato secondo correttezza e senza ritardare ingiustificatamente l’attività amministrativa.

Fac-simile richiesta documenti all’amministratore di condominio

Oggetto: richiesta di visione ed estrazione di copia della documentazione condominiale

Spett.le Amministratore
del Condominio sito in __________
via __________

Il/La sottoscritto/a __________, nato/a a __________ il __________, residente in __________, proprietario/a – comproprietario/a – usufruttuario/a dell’unità immobiliare sita nel Condominio in __________, scala __________, interno __________,

PREMESSO CHE

ha interesse a prendere visione della documentazione relativa alla gestione condominiale e, in particolare, a verificare __________
[indicare sinteticamente: il rendiconto dell’esercizio, una voce di spesa, il piano di riparto, i lavori straordinari, una deliberazione assembleare];

CHIEDE

ai sensi degli artt. 1129, 1130 e 1130-bis c.c., di poter prendere visione e, ove necessario, estrarre copia a proprie spese dei seguenti documenti, se esistenti e nella disponibilità del Condominio:

1. __________;
2. __________;
3. __________;
4. __________;
5. __________.

A titolo esemplificativo, potranno essere indicati:

• verbale dell’assemblea del __________ e relativi allegati;
• rendiconto consuntivo relativo all’esercizio __________;
• preventivo di gestione e piano di riparto;
• registro di contabilità;
• riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa;
• fatture e relativi giustificativi di pagamento concernenti __________;
• rendicontazione periodica del conto corrente condominiale relativa al periodo __________;
• preventivi presentati per i lavori di __________;
• computo metrico, capitolato e relazione tecnica;
• contratto di appalto stipulato con l’impresa __________;
• stati di avanzamento dei lavori, se previsti;
• fatture, bonifici e certificazioni relativi ai lavori;
• criterio e prospetto di ripartizione della spesa.

Si chiede, pertanto, di comunicare i giorni e gli orari disponibili per la consultazione presso il luogo in cui la documentazione è conservata.

Qualora i documenti richiesti siano già disponibili in formato digitale, si chiede, ove possibile, di trasmetterli all’indirizzo email/PEC __________, previa comunicazione degli eventuali costi vivi da sostenere.

Il/La sottoscritto/a manifesta sin d’ora la propria disponibilità a corrispondere le spese ragionevoli e documentate necessarie per l’estrazione delle copie.

Considerato che __________
[indicare, se pertinente: l’assemblea è convocata per il giorno __________ / occorre verificare la deliberazione del __________ / occorre controllare il rendiconto prima dell’approvazione],

si chiede di fornire riscontro entro il __________ o, comunque, di fissare un appuntamento in tempo utile rispetto alla predetta scadenza.

Qualora uno o più documenti richiesti non siano esistenti o non siano nella disponibilità del Condominio, si chiede cortesemente di darne comunicazione scritta.

In attesa di riscontro, porgo distinti saluti.

Luogo e data

Firma

Recapito telefonico: __________
Email/PEC: __________

Come adattare il fac-simile se devi approvare il rendiconto

Se l’assemblea deve approvare il rendiconto, non limitarti a chiedere genericamente “il bilancio”.

Indica le voci che vuoi controllare e chiedi i relativi giustificativi.

Puoi inserire:

Con riferimento al rendiconto relativo all’esercizio __________, chiedo di prendere visione e di estrarre copia delle fatture, delle quietanze, delle contabili di pagamento e dei movimenti del conto corrente condominiale relativi alle seguenti voci: __________.

È opportuno chiedere anche:

• registro di contabilità;
• riepilogo finanziario;
• nota sintetica esplicativa;
• situazione dei fondi e delle riserve;
• piano di riparto;
• dettaglio degli eventuali conguagli.

Come adattarlo per i lavori straordinari

Quando la richiesta riguarda lavori già proposti o deliberati, puoi inserire:

Con riferimento ai lavori straordinari relativi a __________, chiedo di prendere visione e di ottenere copia, se esistenti, dei preventivi pervenuti, del computo metrico, del capitolato, della relazione tecnica, del contratto di appalto, dell’eventuale documentazione relativa alle varianti, degli stati di avanzamento, delle fatture, dei pagamenti eseguiti e del criterio di ripartizione della spesa.

Se i lavori devono ancora essere votati, indica la data dell’assemblea e formula la richiesta con congruo anticipo.

Come adattarlo per ottenere il verbale

Se eri assente all’assemblea, puoi utilizzare una versione più breve:

Con riferimento all’assemblea condominiale tenutasi in data __________, alla quale il sottoscritto non ha partecipato, chiedo la comunicazione del relativo verbale completo e degli allegati richiamati nelle deliberazioni assunte, nonché del piano di riparto eventualmente approvato.

Il verbale è particolarmente importante perché, per il condomino assente, dalla comunicazione della deliberazione decorre normalmente il termine previsto dall’art. 1137 c.c. per l’impugnazione delle delibere annullabili.

Come chiedere gli estratti conto del condominio

Per il conto corrente è preferibile utilizzare la terminologia dell’art. 1129, settimo comma, c.c.:

Chiedo di prendere visione e di estrarre copia, a mie spese, della rendicontazione periodica del conto corrente bancario o postale intestato al Condominio, relativamente al periodo compreso tra il __________ e il __________.

La richiesta deve essere rivolta all’amministratore. Non è normalmente opportuno presentarsi direttamente presso la banca chiedendo l’accesso senza avere prima attivato il canale previsto dalla legge.

Cosa scrivere se l’amministratore ha già consegnato documenti incompleti

Puoi aggiungere:

In riscontro alla documentazione trasmessa in data __________, rilevo che non risultano presenti i seguenti atti: __________. Chiedo pertanto di completare la precedente trasmissione o di indicare le modalità per prenderne visione.

È importante elencare esattamente ciò che manca. Una contestazione generica, come “i documenti sono incompleti”, potrebbe non consentire all’amministratore di comprendere quali integrazioni siano richieste.

La richiesta può contenere una diffida?

La prima comunicazione non deve necessariamente assumere la forma di una diffida.

È preferibile iniziare con una richiesta ferma ma collaborativa, offrendo la disponibilità a concordare un appuntamento e a sostenere i costi vivi delle copie.

Una diffida può diventare opportuna quando:

• l’amministratore non risponde;
• rinvia ripetutamente senza fissare un appuntamento;
• oppone un rifiuto non motivato;
• consegna soltanto una parte dei documenti;
• pretende costi sproporzionati;
• l’assemblea è imminente;
• stanno decorrendo termini per contestare una deliberazione.

Per comprendere quali passi compiere dopo il mancato riscontro, puoi leggere l’approfondimento sull’amministratore che non consegna i documenti condominiali.

Gli errori da evitare nella richiesta

Chiedere indistintamente “tutto”

La richiesta deve essere sufficientemente precisa. Indica documenti, annualità e questione da controllare.

Imporre esclusivamente l’invio via email

Puoi chiedere l’invio digitale, ma devi considerare anche un appuntamento ragionevole per la consultazione.

Assegnare un termine impossibile

Ventiquattro o quarantotto ore possono essere insufficienti, salvo che vi sia una reale urgenza determinata dall’amministratore stesso.

Presentare la richiesta pochi giorni prima dell’assemblea

La tardività potrebbe rendere più difficile sostenere che l’amministratore ti abbia impedito di informarti.

Chiedere documenti non esistenti come se dovessero necessariamente esserci

Utilizza la formula “se esistenti” e chiedi di essere informato dell’eventuale mancata formazione o indisponibilità.

Utilizzare soltanto messaggi telefonici

Una comunicazione tracciabile permette di dimostrare quando e quali documenti siano stati richiesti.

Minacciare subito azioni giudiziarie

Un tono eccessivamente aggressivo può irrigidire il rapporto senza offrire reali vantaggi. È preferibile formulare prima una richiesta giuridicamente corretta.

Dimenticare i termini per impugnare la delibera

La richiesta dei documenti non sospende automaticamente il termine previsto dall’art. 1137 c.c.

Quando è opportuno far predisporre la richiesta da un avvocato?

Un fac-simile costituisce una base generale e deve essere adattato al caso concreto.

Può essere utile rivolgersi a un avvocato quando:

• non sai quali documenti siano realmente necessari;
• l’amministratore ha già rifiutato l’accesso;
• devi controllare spese di importo rilevante;
• sono in corso lavori straordinari;
• il rendiconto presenta voci poco chiare;
• devi verificare un piano di riparto;
• l’assemblea è imminente;
• potrebbe essere necessario contestare una delibera;
• hai già ricevuto una richiesta di pagamento;
• occorre predisporre una diffida formale.

Attraverso una consulenza legale condominiale online puoi trasmettere la documentazione disponibile e le comunicazioni già intercorse con l’amministratore, così da individuare gli atti da richiedere e formulare la domanda in modo coerente con la situazione concreta.

Lo Studio Legale Avv. Alfredo Gigliotti offre assistenza legale per condomini anche nella valutazione di verbali, rendiconti, riparti, documenti contabili e documentazione relativa ai lavori condominiali.

Conclusioni

La richiesta dei documenti condominiali non richiede formule particolari, ma deve essere formulata in modo chiaro, tempestivo e tracciabile.

È opportuno:

• individuare i documenti necessari;
• indicare l’annualità o la questione interessata;
• chiedere un appuntamento per la visione;
• domandare copia dei soli documenti utili;
• offrire il rimborso dei costi vivi;
• segnalare eventuali assemblee o scadenze;
• conservare la prova della richiesta.

Il fac-simile riportato può essere adattato alle esigenze più comuni. Quando, però, la richiesta è collegata a spese rilevanti, lavori, rendiconti poco chiari o possibili impugnazioni, è opportuno valutare con attenzione il contenuto della comunicazione e i termini da rispettare.

Se devi chiedere fatture, verbali, estratti conto, riparti, computi metrici o documenti sui lavori, puoi richiedere una consulenza legale condominiale online per individuare i documenti necessari e predisporre una richiesta adeguata al caso concreto.

FAQ

Il condomino può chiedere i documenti senza spiegare il motivo?

Sì. In linea generale non è necessario motivare la richiesta. È comunque utile indicare la spesa, il rendiconto, il lavoro o la deliberazione che si vuole verificare.

La richiesta deve essere inviata tramite PEC?

Non necessariamente. Può essere presentata anche tramite email, raccomandata o consegna a mano. La PEC offre però una prova più sicura dell’invio e del contenuto.

Posso chiedere tutti i documenti del condominio?

Puoi chiedere i documenti pertinenti alla gestione, ma una domanda eccessivamente generica può essere considerata poco chiara o sproporzionata. È preferibile specificare atti e annualità.

L’amministratore deve inviare i documenti via email?

Non sempre. Può consentire la consultazione presso il proprio studio e l’estrazione di copia. L’invio digitale è comunque una soluzione ragionevole quando gli atti sono già disponibili in tale formato.

Posso chiedere copia delle fatture?

Sì. Le fatture sono documenti giustificativi delle spese e possono essere visionate e copiate a spese del richiedente.

Posso chiedere l’estratto conto del condominio?

Sì. Il condomino può chiedere, tramite l’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica del conto corrente intestato al condominio.

Quanto tempo devo concedere all’amministratore?

Non esiste un termine fisso. In una situazione ordinaria possono essere ragionevoli sette o dieci giorni, ma occorre considerare la quantità dei documenti e l’eventuale data dell’assemblea.

Posso chiedere i documenti prima dell’assemblea?

Sì. È opportuno farlo con congruo anticipo, soprattutto quando devono essere approvati rendiconti, riparti o lavori straordinari.

Posso chiedere un computo metrico che non è mai stato redatto?

Puoi chiedere se il computo metrico esiste. L’amministratore non può però essere obbligato, mediante una richiesta di accesso, a creare un documento mai formato.

La richiesta dei documenti sospende il termine per impugnare?

No. La richiesta non sospende automaticamente il termine di trenta giorni previsto dall’art. 1137 c.c. per le deliberazioni annullabili.

Cosa fare se l’amministratore non risponde?

Puoi inviare un sollecito, una diffida e, se necessario, valutare la mediazione o un’azione giudiziaria, tenendo conto dell’eventuale urgenza e dei termini di impugnazione.